Votre consultant RH est-il vraiment un employé ?

Vous vous demandez si votre embauche est vraiment un employé ?
Donc vous voulez embaucher un employé. Parfois, des consultants sont souvent engagés pour compléter le personnel d’une organisation tout en économisant les coûts d’embauche d’un employé à temps plein. Les consultants sont des experts dans leur domaine et sont rémunérés pour partager leurs connaissances et leur expertise afin d’aider à résoudre les problèmes et à atteindre les objectifs. Bien que les entreprises aient de nombreuses raisons légitimes d’embaucher des consultants plutôt que des employés, vous devriez comprendre les différences afin d’éviter une éventuelle obligation fiscale.

Aux États-Unis, si l’IRS détermine que la relation d’un consultant avec un client est considérée comme une relation employeur-employé, le client est responsable de la part de l’employeur des impôts de la sécurité sociale et de l’assurance maladie pour la période pendant laquelle le consultant a été engagé (actuellement 7,65 % des salaires admissibles), mais aussi des pénalités et intérêts. Il est également essentiel que le client contribue à l’indemnisation du chômage et soit titulaire d’une assurance contre les accidents du travail. Si l’IRS ne peut déterminer clairement si le consultant a payé de l’impôt sur le revenu sur l’argent payé au consultant, le client pourrait également être tenu responsable de payer ces impôts. Dans le pire des cas, il est donc possible qu’un client doive payer près de la moitié de ce qu’il a déjà payé au consultant à l’oncle Sam.

Dans la plupart des industries, des dispositions existent pour prévenir ce genre de catastrophe. Les règles dites de la « sphère de sécurité » visent à garantir que tant que votre client vous a engagé en tant qu’entrepreneur indépendant, de bonne foi (et pas seulement pour éviter le statut d’employé), il ne peut être tenu pour responsable.

L’IRS peut punir les contrevenants sans avertissement, qu’ils aient été ou non au courant de leur non-conformité. Beaucoup d’entreprises préfèrent s’en tenir aux employés pour éliminer ce risque.

L’IRS énumère et décrit vingt facteurs à prendre en compte pour différencier les employés des entrepreneurs indépendants. Les employeurs peuvent utiliser ces facteurs, qui ont été élaborés à partir d’affaires et de décisions judiciaires antérieures, pour évaluer leurs propres effectifs afin de déterminer si les travailleurs sont bien classés.

Il est important de comprendre que le poids à accorder à chaque facteur variera en fonction de chaque situation individuelle. Souvent, la profession du travailleur à classer sera d’une importance vitale pour déterminer les facteurs les plus pertinents. Si vous avez besoin d’aide avec les classifications, contactez-nous.

En se fondant sur les facteurs énoncés dans le Revenue Ruling 87-41 de l’IRS, les entreprises devraient évaluer leurs pratiques actuelles en ce qui concerne le traitement des consultants et des sous-traitants aux fins des retenues à la source et des charges sociales. Gardez à l’esprit qu’une mauvaise classification des employés comme entrepreneurs indépendants pourrait exposer une entreprise à une responsabilité importante pour le paiement des arriérés d’impôt si l’IRS devait contester avec succès le traitement.

Que peuvent faire les consultants indépendants à ce sujet ? Voici ce que je comprends d’un entrepreneur indépendant. Nous espérons que cela vous fournira les conseils nécessaires.

1. Instructions. Les employeurs dictent comment, où et quand le travail doit être accompli, tandis que les clients expriment un besoin qu’un consultant indépendant comble à leur façon. Les consultants savent qu’en pratique, il y a beaucoup de nuances de gris ici. Les clients ont toujours des contraintes sur la façon dont ils veulent que le travail soit fait, et certains employeurs donnent à leurs employés autant de liberté dans le choix de la mise en œuvre.
2. Formation. Si le client vous offre de la formation, cela démontre une relation d’employeur ; pour vous protéger contre cela, vous devriez toujours acquérir votre propre formation. Si vous n’avez vraiment pas les moyens d’obtenir la formation que votre client veut que vous receviez, vous devez structurer votre facturation de façon créative afin de couvrir les coûts sans qu’ils aient à payer directement pour cela.
3. Intégration. C’est un autre cas délicat. Dans la mesure où le succès de l’entreprise de votre client dépend de vos efforts, le même degré de contrôle de l’employeur peut être présumé. Si votre client ne peut pas vivre sans vous, vous êtes considéré comme faisant partie de son organisation. Je sais qu’un certain nombre de mes clients seraient vulnérables sur ce point.
4. Services rendus personnellement. Si une personne en particulier doit effectuer le travail, elle peut être considérée comme un employé. Cela frappe durement les indépendants, parce que d’habitude, nous sommes en solo. J’ai eu des clients qui ont insisté pour que notre contrat m’oblige explicitement à effectuer tout le travail personnellement.
5. Responsabilité des assistants. Si vous avez besoin d’aide dans l’exécution de vos tâches pour le client, vous devriez embaucher ces assistants vous-même. Si les assistants sont fournis par le client, vous pourriez être considéré comme un employé. C’est un autre domaine qui nous fait généralement trébucher, parce qu’il nous est généralement impossible de faire notre travail sans une interaction importante avec les employés du client.
6. Poursuite de la relation. Si la mission n’a pas une durée déterminée, ou même si le client revient sans cesse vers vous, cela pourrait être interprété comme une relation d’employé. Les conseillers savent que les clients à long terme sont notre gagne-pain. J’ai plusieurs clients avec lesquels j’ai des engagements d’une forme ou d’une autre depuis plusieurs années.
7. Heures de travail. Si le client établit les heures pendant lesquelles vous devez effectuer le travail, il est votre patron. Cette exigence est habituellement facile à satisfaire pour les indépendants, parce que nous aimons fixer nos propres heures d’ouverture ; cependant, j’ai eu des clients qui ont insisté pour que je sois disponible selon un horaire régulier, ce qui pousse ce point au-delà de la relation employeur-employé.
8. A plein temps. Si vous devez travailler pour un seul client à temps plein, c’est agiter la cape rouge devant les cornes de l’IRS. Vous ne devriez jamais vous engager à temps plein pour un seul client. Non seulement c’est une responsabilité potentielle pour eux, mais c’est mettre tous vos œufs dans le panier de leur entreprise.
9. Travail sur place. Si vous devez effectuer le travail chez le client, vous pourriez être considéré comme un employé. De nombreux consultants professionnels n’ont généralement pas de problème à travailler à distance, mais pour ceux qui doivent interagir avec le client sur une base quotidienne, cela pourrait être un problème. Assurez-vous simplement que le client ne vous attribue pas un box ou un bureau.
10. Ordre ou séquence. Lorsque le client dicte l’ordre des étapes que vous devez suivre pour obtenir un résultat, c’est considéré comme un contrôle de l’employeur.

Qu’est-ce que cela dit au sujet des jalons du projet ? Jusqu’à quel point la personne doit-elle être sous son contrôle ?

1. Rapports oraux ou écrits. L’exigence de rapports d’étape réguliers indique également que l’employeur exerce un contrôle. Les conseillers savent qu’une communication régulière avec les clients est absolument essentielle au succès. Vous devez donc faire en sorte que ces rapports donnent l’impression que votre entreprise cherche à obtenir une rétroaction ou que ces rapports font simplement partie de vos services livrables, plutôt que d’être obligée par votre client de  » vérifier « .
2. Paiement à l’heure, à la semaine ou au mois. Apparemment, l’IRS considère toute autre chose que la facturation à prix fixe comme une indication d’une relation employeur-employé. Une façon de donner l’impression d’être plus indépendant est d’énumérer les réalisations de chacune de ces heures dans votre facture, comme le font les avocats.
3. Dépenses. Si vous couvrez vos propres dépenses pour votre entreprise et vos déplacements, vous n’êtes pas un employé. J’ajoute habituellement ces dépenses dans mes ententes pour éviter que cela ne se produise.
   Outils et matériaux. Vous devriez acheter votre propre équipement, vos licences de logiciels, vos affiliations d’adhésion et vos fournitures de bureau. Si votre client paie pour cela, vous pourriez être considéré comme son employé.
4. Investissement important. Les employés ne sont généralement pas tenus d’investir dans les services qu’ils fournissent, tandis que les indépendants qui exploitent leur propre entreprise doivent mettre de l’argent de côté. En plus de l’espace de bureau, de l’équipement, des fournitures et de la publicité, vous avez aussi vos licences d’affaires, les taxes, les abonnements et les cotisations des membres.
5. Profit ou perte. Si vous êtes vraiment indépendant, tout engagement donné peut entraîner une perte en raison d’une mauvaise planification ou de circonstances imprévues. Les employés ne courent aucun risque de ce genre. J’essaie d’atténuer mon risque de perte en décrivant toutes les modalités de facturation sur un barème de prix, remis à mes clients dans le cadre d’une entente.
6. Plus d’un client. Comme pour le facteur temps plein, le fait d’avoir un seul client indique une relation d’employé. C’est un domaine que de nombreuses entreprises ont de la difficulté à prouver. Il est tout à fait logique d’avoir plusieurs clients, en plus d’être avisé sur le plan fiscal.
7. Accessible au public. Si vous commercialisez vos services auprès du grand public, vous plaidez pour l’indépendance. Dans votre quête de nouveaux clients, documentez vos dépenses de publicité et de promotion dans votre entente.
8. Droit à la libération. Votre entente devrait stipuler que l’une ou l’autre partie peut résilier le contrat pour un motif valable, ce qui signifie que votre client ne peut pas vous laisser partir sur un coup de tête – il doit honorer le contrat à moins que vous ne le violiez. Cela fait de vous des partenaires d’affaires égaux, au lieu d’employeur/employé.
9. Droit de résiliation. L’inverse est également vrai. Vous devriez être lié par les termes de votre contrat, et non pas travailler comme un « employé à volonté ». J’essaie de prendre une sorte d’acompte pour éviter que cela ne se produise.

Les consultants apportent une nouvelle approche, un regard extérieur sur votre entreprise. Ils fournissent la puissance supplémentaire et les compétences spécialisées nécessaires au succès de votre entreprise.